Como transformar os dados da sua folha de pagamento em informação estratégica?

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Folha de pagamento

A folha de pagamento é um instrumento muito importante dentro de um negócio. Com ela, é possível obter informações valiosas sobre uma série de itens relacionados aos seus empregados.

Contudo, poucos empresários a enxergam dessa forma. Para muitos, esse é um elemento que não passa de um simples relatório auxiliar para o pagamento de salários e outras obrigações trabalhistas.

Neste artigo, mostraremos que a folha de pagamento pode ir muito além do cumprimento de obrigações. Você verá como ela pode ser uma fonte de informações estratégicas para o negócio. Continue lendo!

Como a folha de pagamento pode oferecer informações para a empresa?

A folha de pagamento é uma obrigação de toda empresa com funcionários. Ela tem funções contábeis, fiscais e operacionais. É justamente esta última etapa que nós vamos abordar neste artigo. A obrigatoriedade foi inserida por meio do Decreto nº 3.048/1999 em seu artigo 225.

Em termos operacionais, a folha de pagamento pode fornecer informações vitais para a gestão. Afinal, nela são inseridas todas as movimentações relacionadas aos valores pagos para os funcionários.

A folha contempla tanto os salários quanto outras despesas trabalhistas, como o pagamento de benefícios e o FGTS. Assim, a gestão da folha de pagamento é essencial para o gerenciamento dos seus meios de pagamento e custos.

Quais são as informações estratégicas provenientes da folha de pagamento?

Entendida a forma como a folha de pagamento pode ser utilizada estrategicamente, mostraremos os principais pontos. Acompanhe!

Turnover

Um elemento importante a observar é a taxa de turnover. A rotatividade de colaboradores é algo muito negativo para uma empresa. Afinal, quando um novo funcionário entra no negócio, ele precisa passar por todo o processo de treinamento e desenvolvimento das atividades que executará. Além disso, a própria demissão de pessoal é um procedimento que gera custos.

Porém, mais importante que conhecer o indicador de turnover é entender o porquê do alto grau de pessoas que saem da empresa. Em outras palavras, o papel do gestor de RH é entender os eventuais problemas que possam gerar essas demissões.

Esses fatores estão relacionados ao ambiente de trabalho e benefícios. Até mesmo os níveis salariais podem ser determinantes para que um funcionário permaneça atuando na empresa. Portanto, o turnover deve ser avaliado como um sintoma ou efeito colateral de um problema maior que deve ser detectado.

Absenteísmo

A ausência de um funcionário na equipe é prejudicial ao dia a dia de trabalho. O cálculo desse indicador é feito utilizando dados da folha de pagamento. Em vez de simplesmente apurar o valor a ser descontado do funcionário, a ideia é entender os momentos em que o colaborador falta ou altera seus horários de entrada e saída.

O foco, portanto, é entender o motivo das faltas. Assim, você pode demonstrar ao seu colaborador os riscos desse tipo de prática e a importância do estrito cumprimento do horário de trabalho.

A penalização do colaborador, nesses casos, costuma não ser a opção mais recomendada. O ideal, portanto, é tentar entender o problema e resolvê-lo de forma amigável. Contudo, se mesmo após essas tentativas o grau de absenteísmo persistir, o gestor de RH deve tomar uma postura diferente.

Horas contratadas e horas trabalhadas

Outro controle muito importante é o das horas trabalhadas, objetivando comparar com as que foram contratadas. Esse processo é fundamental para evitar pagar por horas que não foram trabalhadas, reduzindo os custos com a folha de pagamento.

Controle de custos com colaboradores

Os custos são outro tipo de informação que é obtido ao analisar os dados da folha de pagamento. Quando gerenciadas de forma equivocada, as despesas podem gerar problemas graves na gestão do fluxo de caixa, o que impacta a lucratividade da empresa.

Sendo assim, os custos com pessoal devem ser acompanhados de perto, e a forma mais eficiente de fazer isso é analisando a folha de pagamento. Assim, você precisa verificar os seguintes pontos:

  • valores pagos referente aos salários brutos;
  • benefícios obrigatórios como vale-transporte, auxílio-alimentação, entre outros;
  • pagamento de horas extras;
  • recolhimento de tributos relacionados à folha de pagamento.

Analisar esses elementos é essencial por dois motivos. Primeiro, você consegue verificar se todas as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas corretamente. Em segundo lugar, é possível analisar eventuais pagamentos desnecessários, especialmente com horas extras. Neste caso, é preciso avaliar se o trabalho além do expediente é necessário e proporciona algum tipo de vantagem financeira para a empresa.

Como analisar os dados da folha de pagamento?

Como você pode perceber, a folha de pagamento oferece informações essenciais para a empresa. Contudo, uma dúvida pode ter ficado no ar: como ter acesso a todos esses dados de forma simples, rápida e intuitiva?

É aí que entra o papel da tecnologia no RH. Atualmente, existem softwares capazes de gerenciar todas as tarefas de um departamento de Recursos Humanos. E isso abrange tanto o cálculo de indicadores quanto os processos burocráticos que existem nesse setor.

Além disso, é interessante destacar que esses sistemas são elaborados por desenvolvedores que entendem a necessidade do setor de RH e são capazes de facilitar em muito o dia a dia dos profissionais envolvidos. Nesse sentido, entre as funcionalidades oferecidas, podemos citar:

  • cálculo das horas trabalhadas;
  • rateio de horas de trabalho dos colaboradores que atuam em diversas lotações;
  • apuração de tributos;
  • admissões e rescisões;
  • cálculo de férias;
  • gestão de benefícios;
  • contratos, entre outras funções.

Após centralizar todas essas informações, o software a ser contratado deve conseguir emitir relatórios periódicos sobre toda a movimentação de um colaborador ou grupo de funcionários, facilitando a apuração de indicadores como o turnover e o absenteísmo. Somente com esse tipo de tecnologia você poderá extrair todas as informações de que precisa da folha de pagamento.

É importante que você tenha cuidado com a sua folha de pagamento e, principalmente, a utilize como uma ferramenta de gestão estratégica. Ela contribuirá para garantir a redução de custos do seu negócio e, em especial, a geração de melhores resultados.

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