eSocial Simplificado: saiba o que muda!

Humanus

Como o nome indica, o eSocial Simplificado pode facilitar a sua vida, mas desde que você tenha as informações que precisa para garantir a conformidade entre os dados que você envia para os órgãos governamentais e os registros oficiais.

Como toda obrigação legal, ainda que simplificado, o eSocial gera trabalho adicional que não traz lucro ou receita para o seu negócio, o que aumenta os custos operacionais. Por isso, os processos envolvidos devem ser ágeis, para diminuir esses gastos com o aumento da produtividade. Além disso, devem ser precisos, para evitar multas e punições.

As informações importantes para garantir isso estão neste post. Confira!

O que é o eSocial Simplificado?

Antes de falar do modelo simplificado, vale a pena fazermos uma breve recapitulação sobre o que é o eSocial e a sua história, ou o “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”. Basicamente, tratava-se de uma plataforma que armazenava dados detalhados sobre os colaboradores das empresas brasileiras.

Periodicamente, elas eram obrigadas a enviar os dados para a plataforma em formato digital, de modo a facilitar o controle para os órgãos governamentais. O modelo foi instituído por meio do Decreto nº 8.373/2014, mas foi alvo de muitas críticas que manifestavam haver complexidade operacional e riscos de implantação na aplicação disponibilizada e nas exigências instituídas, dificultando a migração.

Independentemente da opinião de cada um sobre essas dificuldades, o fato é que, desde 2019, a Lei nº 13.874, conhecida como “Lei da Liberdade Econômica”, estabeleceu mudanças contundentes na forma de tratar a relação entre as empresas e o Estado, permitindo uma flexibilização que já tinha ocorrido com as leis trabalhistas, por exemplo.

Resumidamente, a nova lógica legal estabelece a “boa fé do particular perante o poder público” (Art. 2°). Na prática, isso significa que a empresa não precisa cumprir com exigências desproporcionalmente rígidas para ser autorizada a funcionar, por exemplo.

Isso desobriga a prestação de várias informações e, nos casos de atividades de baixo risco, até mesmo a solicitação de uma licença para funcionamento. Algumas dessas facilidades ainda dependem de regulamentações de prefeituras para funcionar na prática, mas esse é outro tema.

O que nos interessa saber aqui é que, nesse contexto de desburocratização, a lei determina a atualização do eSocial com uma clara facilitação em comparação com a primeira versão, com redução no número de dados a informar, eventos a relatar e campos a preencher.

Quais são as mudanças feitas no sistema do eSocial Simplificado?

O novo modelo tornou facultativas muitas das informações obrigatórias, facilitando o preenchimento e a precisão no compartilhamento de dados. Como regra geral, podemos afirmar que o eSocial Simplificado substitui os antigos meios de cumprimento das obrigações acessórias vigentes, mas sem estabelecer novos encargos.

Além disso, dados que já constam em outras bases do governo não podem ser exigidos novamente. Dentre os eventos eliminados, em ordem alfabética, estão:

  • Aviso Prévio;
  • Contribuição Sindical Patronal;
  • Convocação para Trabalho Intermitente;
  • Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
  • Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
  • Tabela de Ambientes de Trabalho;
  • Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
  • Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
  • Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
  • Tabela de Operadores Portuários;
  • Tabela de Processos Administrativos/Judiciais — que só é obrigatória no caso de processos tributários, de FGTS ou de Contribuição Sindical.

Além disso, o eSocial Simplificado garante:

  • flexibilização — afastamentos, incluindo férias, podem ter a data final previamente informada;
  • unificação — para eventos de remuneração e pagamento
  • redução de dados SST — diminuiu a quantidade de informações necessárias sobre Segurança e Saúde do Trabalho, chegando a 50% dos itens da tabela de riscos;
  • identificação dos colaboradores — exclusivamente pelo CPF, no lugar da adoção de vários registros, como PIS, PASEP e NIT;
  • tabela de rubricas pré-definida — evita a necessidade de cadastramento de tabela;
  • unificação de prazos — prazo unificado com o da folha de pagamento para todas as obrigações;
  • banco de horas simplificado — dados de crédito e débito de horas não são mais necessários;
  • módulo web — que a partir de agora também é disponibilizado para Microempreendedores Individuais e Empresas de Pequeno Porte.

Quando essas mudanças entram em vigor?

O processo de mudança foi dividido em etapas e segue um cronograma válido desde janeiro de 2018. Basicamente, ele estabelece as datas específicas para diferentes classes de organizações que, conforme descrito no site do governo, são:

1. Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.

2. Entidades empresariais com faturamento de até R$ 78 milhões até 2016, não optantes pelo Simples Nacional.

3. Optantes pelo Simples Nacional pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.

4. Órgãos públicos e organizações internacionais.

Cada um desses grupos deve aderir ao sistema para o envio de informações sobre eventos específicos em datas que vão do início de janeiro de 2018 até 11 de julho de 2022. Por isso, é importante consultar o cronograma para verificar as datas para o seu caso.

Como se adequar a essas mudanças?

O primeiro passo é atualizar os dados cadastrais dos colaboradores da empresa, como data de nascimento, nome completo, NIS e CPF, no Portal Dataprev. Caso alguma informação apresente divergência, será possível corrigir o cadastro. 

Para evitar esse tipo de problema, é fundamental garantir o máximo de integração entre os departamentos da empresa, especialmente o jurídico, o de gestão do RH, o financeiro, o comercial, o contábil e o fiscal.

A presença de vários cadastros geralmente traz dados duplicados, inconsistências e inconformidades. Além disso, a integração oferece ganhos importantes de agilidade, diminuição de custos e levantamento de dados, permitindo a combinação e comparação dos números, levantados em tempo real e de modo automatizado.

Essa medida diminui a necessidade de trabalho manual para a geração do eSocial que, apesar de ter sido simplificado, pode se tornar uma dor de cabeça se dados forem inseridos com erro ou se seu tratamento aumentar a carga de trabalho da equipe.

Ao contar com soluções integradas e modernas, atualizadas para atender às demandas do eSocial e de outras obrigações, o time de colaboradores pode focar as tarefas mais estratégicas e lucrativas.

Por experiência própria, podemos informar que a integração entre o Humanus e o eSocial Simplificado é apenas a “ponta do iceberg” quando pensamos nos benefícios da centralização dos controles. Ela garante várias automações e uma oferta de dados precisos para a tomada de decisões estratégicas, assim como diminui a carga de trabalho e a incidência de erros.

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